Idealiter wordt van een gesprek met een werknemer een gespreksverslag opgemaakt dat door de werknemer wordt ondertekend. Wat als de werknemer weigert om het gespreksverslag te ondertekenen?
                   
Of het nu gaat om een gespreksverslag van een mondeling gegeven waarschuwing, van een functionerings-, evaluatie- of beoordelingsgesprek of van gesprekken die de werkgever voert in het kader van een verbetertraject waar de werknemer in zit, het verslag heeft weinig waarde als het eenzijdig is opgesteld. Als nergens uit blijkt dat een werknemer het verslag heeft gezien (of liever nog akkoord is gegaan met de inhoud) dan legt het verslag weinig gewicht in de schaal.

Werknemers kunnen niet worden verplicht

Een werknemer kan niet worden verplicht om zijn handtekening te zetten onder een gespreksverslag. Als hij al voor de verplichtstelling van de werkgever bezwijkt, dan kan de werknemer zich er op beroepen dat hij zijn handtekening onder dwang heeft geplaatst en is de handtekening sowieso weinig waard.

Doel

Het doel van de ondertekening van een verslag is dat blijkt dat de werknemer het verslag heeft gelezen en dat hij er over heeft kunnen nadenken of hij het met de inhoud ervan eens is, of niet. Dat doel is het meest gemakkelijk te bereiken door de handtekening van de werknemer, maar kan ook op andere manieren worden bereikt. Als een werknemer bijvoorbeeld door de werkgever in de gelegenheid wordt gesteld om zijn commentaar op het verslag te geven, dan blijkt uit dat commentaar immers dat hij het verslag heeft gekregen en gelezen; doel bereikt!

Hoe pakt u het aan?

Als een werkgever een gespreksverslag heeft opgesteld, dan vraagt hij de werknemer om het verslag voor akkoord te ondertekenen.
Als hij dat weigert, dan kan de werkgever hem vragen om het verslag voor ‘gezien’ te tekenen. Weigert hij dat ook, dan kan de werkgever hem vragen waarom hij weigert om zijn handtekening te zetten. Misschien staat er iets in het verslag waarmee hij het niet eens is en kan wijziging van het verslag – of aanvulling van het verslag met de opmerkingen van de werknemer – hem er toe zetten om het verslag alsnog te ondertekenen.
Als de werknemer blijft weigeren, dan is het verstandig om toch in – of bij – het verslag op te nemen dat de werkgever met de werknemer heeft gesproken over de ondertekening van het verslag en dat de werknemer het verslag weigert te tekenen en waarom. In dit geval is het verstandig om de werknemer schriftelijk te verzoeken om (eveneens) schriftelijk – bijvoorbeeld per e-mail – te vragen om te bevestigen dat hij het verslag weigert te tekenen en waarom. Zo heeft de werkgever in elk geval (bewijsbaar) vaststaan dat de werknemer het verslag wel heeft gezien.